Openingstijden vandaag 10:00 - 17:00 Koop tickets Menu

vacature Directie assistent / Officemanager (zwangerschapsvervanging)

I.v.m. vervanging zwangerschapsvervangingzoekt de Hortus per half januari 2022 een:

Directie assistent/Officemanager
24 uur per week

De Directiesecretaresse/Officemanager ondersteunt de directeur secretarieel, administratief en projectmatig. Hij/zij is verantwoordelijk voor de organisatorische en secretariële zaken binnen de Hortus-kantoren en zorgt ervoor dat de zaken op kantoor efficiënt en soepel verlopen. De directiesecretaresse/office manager rapporteert aan de directeur/bestuurder.

Hortus Botanicus Amsterdam
De Hortus Botanicus Amsterdam is een van de oudste botanische tuinen ter wereld. De tuin werd in 1638 opgericht als Hortus Medicus en groeide in vier eeuwen uit tot een prachtige botanische tuin met een bloeiende collectie. Het is een groene oase in het centrum van de stad met een collectie van ongeveer 4.000 soorten van vijf continenten. De Hortus is een zelfstandige Stichting die haar inkomsten haalt uit kaartverkoop, horeca, zaalverhuur en de winkel, en een jaarlijkse bijdrage van de gemeente Amsterdam ontvangt. Daarnaast wordt zij gesteund door een grote en trouwe Vriendenvereniging. Het hele jaar door worden er activiteiten en evenementen georganiseerd. Dit en meer wordt mogelijk gemaakt door de inzet van ca 55 enthousiaste medewerkers en 70 vrijwilligers.

 

Wat zijn je taken:

  • Je organiseert op verzoek van de directeur in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Je notuleert en bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor (o.a. Management Team overleg en  Raad van Toezicht-vergaderingen) door het opstellen van de agenda, maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;
  • Je maakt afspraken voor de directeur en bewaakt de agenda;
  • Je verwerkt de inkomende post, beheert de info mailbox en neemt inkomende telefoongesprekken aan;
  • Je beheert de database van alle relaties zoals bedrijfskaartenhouders, sponsors, buren, bestuurders, donateurs, gemeenten etc.;
  • Je beheert het archief en verricht archiefwerkzaamheden;
  • Je bestelt kantoorartikelen en levensmiddelen/gebruiksartikelen;
  • Je stelt zelfstandig correspondentie en andere bescheiden op, verwerkt deze aan de hand van aanwijzingen m.b.t. de inhoud en handelt de correspondentie verder af.

Wat vragen we:

  • Je hebt een HBO werk- en denkniveau;
    Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Je hebt ervaring met MS Office;
  • Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, je bent nauwkeurig in het opstellen van notulen en correspondentie;
  • Je beheerst vloeiend Engels in woord en geschrift, Frans en Duits is een pre;
  • Je bent zorgvuldig, precies, stressbestendig en kan prioriteiten stellen;
  • Je bent proactief en organisatorisch vaardig;
  • Je bent integer, weet met vertrouwelijke gegevens om te gaan en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen;
  • Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • Je hebt affiniteit met de unieke omgeving die de Hortus is.

 

Wat bieden we:

Het betreft een vervanging i.v.m. zwangerschapsverlof voor 24 uur per week. De aanstelling is vanaf c.a. half januari 2022 en zal duren tot ongeveer half juni 2022. De functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Sociaal Werk (peildatum 1 september 2019) Op basis hiervan bedraagt het salaris minimaal € 2.470,- en maximaal € 3.384,- per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur). Dit is exclusief 8% vakantiegeld.

Ben je geïnteresseerd?

Stuur dan voor 28 november a.s. je motivatiebrief en CV naar marieke.holt@dehortus.nl, t.a.v. Marieke Holt, HR medewerker.
Voor meer informatie over de functie kun je bellen met Sara de Vries, Directiesecretaresse/Officemanager, tel: 020-7025404 of sara.de.vries@dehortus.nl

 

De Hortus onderschrijft de Ethische Code, Governance Code Cultuur, Code Diversiteit en Inclusie en de Fair Practice Code.

 

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.