Openingstijden vandaag 10:00 - 17:00 Koop tickets Menu

Medewerker Vriendenadministratie/ Directieondersteuning

De Hortus zoekt per 1 juni een:

Medewerker Vriendenadministratie / Directieondersteuning
(36 uur per week)

De Hortus Botanicus Amsterdam is een van de oudste botanische tuinen ter wereld. De tuin werd in 1638 opgericht als Hortus Medicus en groeide in vier eeuwen uit tot een prachtige botanische tuin met een bloeiende collectie. Het is een groene oase in het centrum van de stad met een collectie van ongeveer 4.000 soorten van vijf continenten. De Hortus is een zelfstandige Stichting die haar inkomsten haalt uit kaartverkoop, horeca, zaalverhuur en de winkel, en een jaarlijkse bijdrage van de gemeente Amsterdam ontvangt. Daarnaast wordt zij gesteund door een grote en trouwe Vriendenvereniging. Het hele jaar door worden er activiteiten en evenementen georganiseerd. Dit en meer wordt mogelijk gemaakt door de inzet van ca 50 enthousiaste medewerkers en 70 vrijwilligers.

 

Het betreft een gecombineerde functie. 24 uur wordt besteed aan de vriendenadministratie en 12 uur aan directieondersteuning/office management. Als medewerker vriendenadministratie/directieondersteuning val je onder de afdeling financiën en rapporteer je aan het hoofd Financiën. Je zorgt ervoor dat alle administratieve activiteiten met betrekking tot de ledenadministratie van de Vriendenvereniging juist en tijdig worden verwerkt. Daarnaast werk je nauw samen met de directeur. Je ontvangt input van de directiesecretaresse/officemanager en verdeelt samen de directie-ondersteunende en officemanagement-taken naar gelang aanwezigheid. In deze functie ondersteun je de directeur secretarieel, administratief en projectmatig en zorg je ervoor dat de zaken op kantoor efficiënt en soepel verlopen.

 

Je bent o.a. verantwoordelijk voor
Vriendenadministratie (24 uur per week)

  • Eerste aanspreekpunt voor de Vrienden t.b.v. de Vriendenadministratie;
  • Het voeren van de vriendenadministratie, zoals het verwerken van nieuwe aanmeldingen, verlengingen en afmeldingen;
  • Het sturen van betalingsverzoeken voor contributies en aankondigingen van incasso’s en verdere financiële afhandelingen;
  • Het verzorgen van de communicatie met de Vrienden.

Directieondersteuning / office management (12 uur per week)

  • Beheren van de agenda van de directeur, afspraken maken en in- en externe bijeenkomsten organiseren en voorbereiden;
  • Notuleren van diverse vergaderingen, zoals Managementteam en Raad van Toezicht;
  • Verwerken van inkomende (digitale) post en verder afhandelen van diverse correspondentie;
  • Bestellen van kantoorartikelen en levensmiddelen/gebruiksartikelen voor kantoorpersoneel;
  • Diverse ondersteunende werkzaamheden zoals telefoonafhandeling, relatiebeheer, archiefbeheer, verzorgen studiereizen.

 

Wat vragen we

  • MBO+ werk- en denkniveau;
  • Minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
  • Ervaring met Microsoft Office, ervaring met kassa- / ledenadministratiesysteem  Recreatex is een pré;
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, nauwkeurig in het opstellen van notulen en correspondentie;
  • Vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; Frans en Duits is een pré;
  • Gevoel voor verhoudingen, integer, dienstverlenende en klantgerichte instelling;
  • Affiniteit met de unieke omgeving die de Hortus is.

 

Wij zoeken een enthousiaste collega die een positieve bijdrage wil leveren door op een pro-actieve wijze zelfstandig de vriendenadministratie te beheren en (in samenwerking met de  directiesecretaresse/officemanager) de directeur op een zodanige wijze ondersteunt, dat deze zich optimaal kan richten op de hoofdlijnen.

 

Wat bieden we:

Het betreft een fulltime functie voor 36 uur per week. 32 uur per week is bespreekbaar. De aanstelling is in eerste instantie voor 1 jaar met uitzicht op verlenging. De functie is ingedeeld in schaal 6 van de CAO Sociaal Werk. Op basis hiervan bedraagt het salaris, afhankelijk van leeftijd en ervaring, minimaal € 2.219,- en maximaal € 3.176,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Het bedrag is exclusief 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering.

 

Ben je geïnteresseerd?

Voor meer informatie over de functie kun je bellen met Sara de Vries, tel: 020-7025403 of sara.de.vries@dehortus.nl.

Je sollicitatiebrief met curriculum vitae kun je tot en met 1 maart 2020 mailen naar de Hortus, t.a.v. Marieke Holt, personeelsfunctionaris, Marieke.Holt@dehortus.nl.

 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.